Comment organiser une conférence ?
Qu’est-ce-qu’une conférence ?
On nomme conférences ces réunions de personnes concernées par un même sujet. Quel que soit le thème, touristique, philosophique, médical, professionnel, religieux, de presse, la conférence se constitue d’intervenants et d’invités. Une conférence est assignée à une date et en un lieu précis. Cette réunion de communication peut être quotidienne, presque banalisée et plus ou moins brève, comme au sein de la rédaction d’un journal. Mais elle se tient le plus souvent de façon exceptionnelle, sur une demi-journée, voire une journée entière.
C’est un véritable événement qui demande une organisation précise, respectant un timing de façon à être prêt pour le jour J. Si le nombre de participants est important, il est conseillé de confier l’organisation de cette réunion à des professionnels, en contactant une agence spécialisée dans l’événementiel.
L’organisation d’une conférence en 7 étapes
Vous souhaitez réunir une conférence et vous n’avez pas d’expérience en matière d’organisation ? Ces quelques conseils devraient vous permettre de mener à bien votre projet. Après avoir défini le thème de cette réunion, procédez par étapes :
- trouvez un intervenant, voire plusieurs si le sujet est vaste ;
- évaluez précisément le nombre d’invités ;
- décidez de la durée de l’événement ;
- trouvez et réservez la salle où cela se déroulera, proportionnellement au nombre de personnes attendues ;
- prévoyez un petit déjeuner, un cocktail, un buffet, si horaire et durée de cette manifestation s’y prêtent ;
- s’il s’agit d’une conférence publique, affiches et plaquettes sont indispensables pour faire connaître sa tenue au plus grand nombre ;
- rédigez et faites imprimer les invitations.
Vous pouvez vous faire aider d’un professionnel pour l’une ou plusieurs de ces tâches.
Tenir une conférence : tout est dans l’organisation
Le but d’un tel événement clairement défini est la réponse exacte au message que l’on souhaite transmettre à un public choisi. Le succès d’une telle réunion repose sur des intervenants proposant des contenus intéressants comme des nouveautés, le résultat de recherches, ou la promotion d’une destination.
Encore faut-il prévoir une date et des horaires judicieux. Depuis l’avènement d’internet, la communication connaît une simplification d’exécution par l’intermédiaire des messageries et de leurs envois groupés. Des outils permettant de gérer rapidement réponses et réservations. L’envoi d’invitations 3 semaines auparavant et un rappel 8 jours avant s’avèrent très efficaces. Des annonces comportant un titre accrocheur, des illustrations ou un programme simplifié peuvent se faire très percutantes. Et sachez qu’il n’est pas mal perçu de déléguer, notamment pour l’organisation d’un événement d’importance.
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