Organiser et réussir un événement professionnel
Réussir l’organisation d’un événement professionnel nécessite une préparation particulière, dans laquelle aucun détail n’est à négliger. Il en va de la réputation de votre entreprise, dont l’image et la notoriété sont en jeu. Quelques règles basiques permettent de bien vous y prendre et d’être professionnel le jour J.
Règle n° 1 : Fixer l’objectif et le public cible
Il faut se poser la bonne question :
- Que recherche-t-on à travers l’organisation de l’événement ?
- S’agit-il de consolider l’esprit d’équipe ?
- Souhaite-t-on simplement remercier ses collaborateurs ou lancer un nouveau produit ?
De la définition claire de l’objectif dépendra le type de cible à convier.
Règle n° 2 : Quel format et quel thème ?
Le format de votre événement dépendra de sa nature et de ce que vous souhaitez véhiculer. Une conférence sera, par exemple, plus appropriée pour traiter d’une problématique sérieuse, plus corporate. Par contre, un petit déjeuner ou une soirée networking est l’événement idéal pour du réseautage et le développement de relations d’affaires. L’architecture de l’organisation dépendra, à la fois, de la nature et du thème de l’événement. Les intervenants seront choisis à l’extérieur de l’entreprise, lorsque le public est constitué par ses travailleurs. En revanche, pour un public externe, il est conseillé de faire appel à une ressource interne de l’entreprise.
Règle n°3 : La date et le lieu
Le choix du lieu est déterminant pour une organisation réussie. C’est pourquoi il est recommandé de faire appel à un professionnel. La date devra convenir à un maximum d’invités, en évitant :
- Les vacances scolaires ;
- Les ponts (lundi férié) ;
- Les dates où plusieurs autres événements s’organisent (les mardis et jeudis sont recommandés).
- L’horaire est également à définir en évitant d’indisposer les personnes invitées.
Règle n° 4 : les invitations et la préparation
Les invitations de l’événement doivent être envoyées environ 3 semaines à l’avance. Une semaine avant, il faudra relancer les invités. Pour l’organisation de votre événement professionnel, prévoyez une répétition générale : c’est le moment de détecter d’éventuelles imperfections.
Règle n° 5 : le jour J et l’après-événement
Toutes les personnes membres de l’organisation doivent porter un badge, pour éviter d’éventuels conflits de rôles. À la fin de l’événement, un cocktail permettra aux invités d’échanger plus facilement leurs contacts. Le compte rendu de la rencontre sera envoyé par mail, avec une fiche d’appréciation. Vous pouvez consulter l’annuaire du site pour trouver un professionnel pour vous aider à l’organisation.
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